Nintex Workflow – nowe podejście do zarządzania procesami

nintex workflow

W dobie elastycznych rozwiązań i kompleksowych produktów coraz częściej zaciera się różnica pomiędzy znanymi nam do tej pory kategoriami używanymi w IT. Przykładem jest tutaj Nintex Workflow, który sam siebie zazwyczaj określa, jako narzędzia „workflow automation”. Równie często jednak można spotkać się z opiniami, że jest to system Business Process Management.


Nie chcę tutaj prowadzić akademickiej dyskusji i przywoływać kilku definicji BPM. W dalszej części tekstu dowiesz się jakie są kluczowe dla klienta podobieństwach i różnicach pomiędzy Nintex Workflow, a narzędziami opisywanymi, jako: Business Process Management, Business Process Modeling, Business Process Improvement, Business Process Reengineering, Business Process Automation.

Tradycyjne myślenie o Business Process Management

BPM w świadomości klientów, często słusznie, postrzegane jest przez pryzmat armii konsultantów uczestniczących we wdrożeniu. Efektem są zazwyczaj obszerne prezentacje i raporty, definicje ról poszczególnych osób w procesie, szereg nowych procedur wynikających z „dobrych praktyk”.

Tamte systemy powstawały jeszcze w „innych czasach”. Były ciężkie do wdrożenia, trudne do zmiany, wszelkie personalizacje były bardzo kosztowne, co dla dużej liczby klientów oznaczało konieczność, dostosowania organizacji do narzuconego przez firmę wdrożeniową sposobu funkcjonowania. Dodatkowym czynnikiem negatywnym był czas. Uruchomienie produkcyjne systemu często trwało ponad 10 miesięcy. W tym czasie nawet najlepiej przeprowadzona analiza procesu, często stawała się nieaktualna. W pesymistycznym scenariuszu klient otrzymywał na koniec system, który powstał w 25% wg jego wymagań sprzed roku, a do 75% funkcji musiał się dostosować.

Kolejnym charakterystycznym elementem tradycyjnego podejścia do systemów klasy BPM jest wykorzystywanie ich tylko w wybranych procesach. Biorąc pod uwagę cechy opisane powyżej: trudność wdrożenia, czas i koszty naturalne jest to, że znakomita większość wdrożeń Business Process Management ogranicza się tylko do wybranych procesów, zadań czy potoków. Tym samym automatyzujemy tylko część biznesu. Większość działalności odbywa się poza systemem, nie jest kontrolowana – usprawniana przez implementowane rozwiązanie.

Złożoność narzędzia powoduje, że właścicielem procesów nie jest biznes, często nawet nie dział IT firmy, ale wręcz dostawca / producent systemu BPM. Wszelkie zmiany wymagają prac programistycznych. Zewnętrzna firma określa, co możliwe jest do zaimplementowania w systemie. Robiąc to staje się właścicielem procesu. Integrator decyduje o kształcie biznesu klienta. Dla biznesu klienta jest to sytuacja co najmniej niekomfortowa.

Inna strategią wejścia BPM do organizacji to element odrębnego projektu. Znaczna liczba wdrożeń o charakterze BPM to elementy innych dużych systemów. Przykładowo, wdrożenie ERP skutkuje zmapowaniem w tym systemie procesów produkcji. Wszystkie duże systemy posiadają elementy automatyzacji, mechanizmy wymuszające kolejne kroki. Systemy dziedzinowe realizują swoje zadania bardzo dobrze, problemem jest jednak to, że użytkownik nie ma jednego narzędzia, które integruje różne systemy. W obliczu zadania do zrealizowania, stoi przed dylematem z którego z kilku dostępnych systemów skorzystać.

Nintex Workflow – automatyzacja procesów musi być łatwa

Odpowiadając na pytanie, czy Nintex może być rozpatrywany jako BPM musimy ocenić, w jaki sposób realizuje kluczowe dla tego typu rozwiązań funkcje.

Nintex został zaprojektowany wg założenia „easy to build, easy to use”. Rozwiązuje dwa problemy jakie posiadają tradycyjne BPM. Dzięki temu, że jest to narzędzie łatwe i dostępne bez długotrwałych szkoleń pozwala automatyzować dowolne procesy.

Workflow designer działa za pomocą „drag-and-drop”, gdzie przeciągamy na ekran roboczy bloczek, który reprezentuje interesujący mechanizm. Następnie w prosty sposób wpisujemy parametry procesu. W ten sposób użytkownik biznesowy może odwzorować dowolnie złożony cykl.   Nie tylko tworzenie przebiegu procesu jest łatwe i dostępne dla każdego. Podobnie działa tworzenie formularzy w Nintex Forms, w ramach których użytkownik decyduje co ma się stać, lub wprowadza dane na podstawie, których silnik Nintex uruchamia kolejne kroki.

Łatwość obsługi oraz niska bariera wejścia pozwala klientom na samodzielną automatyzację kolejnych elementów biznesu. W odróżnieniu od wdrożeń BPM nie mamy tutaj do czynienia z armią konsultantów i obsługą tylko wybranych procesów. Szybkość tworzenia obiegów informacji oraz fakt, że nie jest potrzebna wiedza programistyczna pozwala rozszerzać obszar, który automatyzujemy. Tym samym możemy zoptymalizować większy zakres działań firmy.

Tak jak każdy BPM, Nintex posiada mechanizmy raportowe. Nintex Howkeye daje nam pełny dostęp do wszystkich statystyk i informacji odnośnie przebiegu procesu. Widzimy jak on się faktycznie odbywa. W których miejscach najczęściej jest spowalniany i dlaczego. Może się okazać, że jakiś element, jaki zaprojektowaliśmy nie sprawdza się, a inny sprawdza się wyjątkowo dobrze. Dzięki tym informacjom możemy optymalizować proces i jeszcze lepiej go zaplanować. Oczywiście jest również możliwość eksportu danych  do innych narzędzi, np. Power BI.

Inaczej niż tradycyjne BPM Nintex nie działa dziedzinowo – nie jest częścią dedykowanego dla poszczególnego departamentu systemu. Z założenia Nintex ma integrować pracę rożnych departamentów. Dlatego jego podstawową funkcją jest integracja z innymi rozwiązaniami. Przykładowo proces obsługiwany przez Nintexa może po wystąpieniu określonego zdarzenia w CRM (SalesForce), sięgać do zasobów w chmurze (Google Drive, Dropbox, Amazon lub Azure), uruchamiać komunikację w zewnętrznych narzędziach (slack) i włączać kampanie marketingowe (MailChimp). Lista gotowych integracji dostępna jest tutaj. Stale powstają kolejne konektory.

Na RoadShow Nintexa w Londynie byłem świadkiem, jak na pokazie w ciągu 10 minut powstał proces, który na podstawie określonej odpowiedzi w ankiecie sterował kolorem diod. Jest to możliwe, dzięki dobrze napisanemu środowisku, gdzie partnerzy Nintexa mogą sami dodawać nowe punkty integracji.

Podsumowując, te same cele osiągamy bez armii konsultantów i uzależnienia klienta od dostawcy (vendor lock). W mojej ocenie nowoczesne spojrzenie na automatyzację procesów to zdecydowanie krok w dobrym kierunku. Jednym z najważniejszych punktów rozwoju systemów IT jest koncepcja „self service”. Duża część produktów jest już na tyle dojrzała technologicznie, że większość niezbędnych zmian mogą wprowadzać przeszkoleni użytkownicy. W takim duchu stworzony został Nintex. Jego celem jest przekazanie władzy nad automatyzacją procesów działom biznesowym. Na poziomie podstaw i założeń Nintex bardzo różni się od tradycyjnych systemów typu BPM. Wolność i swoboda klienta, który już posiada wdrożone rozwiązanie jest nieporównywalnie większa. Natomiast na poziomie realizacji postawionych celów zdecydowanie można określić Nintex jako Business Process Management (BPM).

Przeczytaj więcej na temat korzyści z wdrożenia Nintex Workflow tutaj.

W branży IT od 2012, w Intratic odpowiada za rozwój biznesu i prowadzenie relacji z klientami. Wszechstronne wykształcenie pozwala mu na kompleksowe rozpoznanie potrzeb organizacji i dobranie właściwego rozwiązania technologicznego. Prywatnie – miłośnik turystyki kulinarnej oraz squasha.